Tietosuojaseloste

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Tarjouspyynnöt:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• toivottu yhteydenottotapa
• kohteen osoite tai sijainti
• kohteen tyyppiä, kokoa ja ominaisuuksia koskevat tiedot
• tyhjennettävää irtaimistoa ja työn laajuutta koskevat tiedot
• tarjouspyynnössä annetut vapaamuotoiset lisätiedot
• tarjouspyyntöön liitetyt valokuvat
• käsittelyn kannalta tarpeelliset tekniset tiedot, kuten tunnisteet, aikaleimat ja käsittelyn tilaa koskevat tiedot.

Kumppanin välittämät yhteydenottopyynnöt:

• kumppanin nimi
• yritys tai organisaatio
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• asiakkaan nimi
• asiakkaan puhelinnumero
• asiakkaan sähköpostiosoite, jos se on annettu
• kohteen osoite tai sijainti
• kohteen tyyppi
• yhteydenottopyyntöön liittyvät lisätiedot
• tieto siitä, että kumppani on vahvistanut saaneensa asiakkaalta luvan yhteystietojen välittämiseen POIESille.

Kumppanin kautta saadut asiakkaan henkilötiedot ovat peräisin yhteydenottopyynnön välittäneeltä kumppanilta.

Pyydämme, ettei lomakkeilla tai kuvissa toimiteta tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja tai muiden henkilöiden henkilötietoja.

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käsitellään:

• tarjouspyyntöjen vastaanottamiseen ja käsittelyyn
• pyydetyn palvelun arviointiin ja hinnoitteluun
• asiakkaaseen tai yhteydenottopyynnön välittäneeseen kumppaniin yhteyden ottamiseen
• tarjouksen laatimiseen
• asiakkaan pyytämien sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen
• palveluun liittyvän yhteydenpidon hoitamiseen
• kumppanin välittämän yhteydenottopyynnön käsittelyyn
• väärinkäytösten ehkäisemiseen sekä verkkopalvelun turvallisuuden ja toimintavarmuuden ylläpitämiseen.

Tarjouspyyntöön liitettyjä kuvia käytetään kohteen ja työn arviointiin sekä tarjouspyynnön käsittelyyn.

Kuvia ei käytetä markkinointiin ilman erillistä vapaaehtoista lupaa.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Kun henkilö pyytää POIESilta tarjousta tai ottaa yhteyttä palvelun hankkimiseksi, henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti rekisteröidyn pyynnöstä ennen mahdollista sopimuksen tekemistä toteutettaviin toimenpiteisiin.

Kun käsittelemme kumppanin välittämää asiakkaan yhteydenottopyyntöä, käsittely perustuu POIESin oikeutettuun etuun käsitellä asiakkaan pyytämä yhteydenotto ja vastata siihen. Kumppani vahvistaa yhteydenottopyyntöä lähettäessään saaneensa asiakkaalta luvan tämän yhteystietojen välittämiseen POIESille.

Joissakin tilanteissa käsittely voi perustua myös lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai POIESin oikeutettuun etuun esimerkiksi tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisemisen tai oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen tai puolustamisen yhteydessä.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu erikseen pyydettyyn suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

5. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Verkkosivuston kautta lähetettyjen tarjouspyyntöjen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluttua.

Tarjouspyyntöihin ladatut kuvat poistetaan 90 päivän kuluttua. Kesken jääneisiin tarjouspyyntöihin liittyvät ladatut kuvat voidaan poistaa tätä aikaisemmin.

Kumppanien välittämien yhteydenottopyyntöjen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluttua.

Jos yhteydenotto tai tarjouspyyntö johtaa asiakassuhteeseen tai sopimukseen, sopimuksen, asiakkuuden, kirjanpidon, oikeusvaateiden tai muiden lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellisia tietoja voidaan käsitellä erikseen niin kauan kuin niiden säilyttäminen on kyseiseen tarkoitukseen tarpeellista tai lain edellyttämää.

Verkkosivuston lomaketietoja ei säilytetä asiakasrekisterinä tätä pidempään vain sillä perusteella, että yhteydenotto on joskus tehty.

6. Kenelle henkilötietoja luovutetaan ja ketkä käsittelevät niitä?

POIES käyttää palvelun teknisessä toteutuksessa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja POIESin lukuun palveluidensa tuottamiseksi.

Keskeisiä palveluntarjoajia ovat tällä hetkellä:

• Vercel – verkkosivuston hosting ja tekninen toimittaminen
• Supabase – lomaketietojen ja tarjouspyyntöihin liittyvien kuvien tekninen tallentaminen ja käsittely. POIESin Supabase-projektin ensisijainen alue on West EU (Ireland).
• Resend – tarjouspyyntöihin ja yhteydenottopyyntöihin liittyvien sähköpostiviestien lähettäminen.

Palveluntarjoajat voivat käyttää omia alikäsittelijöitään palveluidensa tuottamiseen.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille silloin, kun laki sitä edellyttää.

POIES ei myy henkilötietoja ulkopuolisille.

7. Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa POIESin käyttämistä teknisistä palveluntarjoajista ja niiden alikäsittelijöistä voi käsitellä henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa.

Kun henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle maahan, jonka tietosuojan tasoa Euroopan komissio ei ole todennut riittäväksi, siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta ja asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC).

POIESin käyttämien palveluntarjoajien käsittely- ja tallennuspaikat voivat riippua palvelun asetuksista, valitusta alueesta ja palveluntarjoajan käyttämistä alikäsittelijöistä.

8. Kumppanin välittämän asiakkaan informointi

Jos yhteystietosi on välittänyt POIESille yhteistyökumppani, tietosi ovat peräisin kyseiseltä kumppanilta.

Kumppani vahvistaa yhteydenottopyyntöä lähettäessään, että hänellä on asiakkaan lupa yhteystietojen välittämiseen POIESille kyseistä yhteydenottoa varten.

POIES antaa asiakkaalle tiedon henkilötietojen käsittelystä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä, ellei asiakas ole jo saanut kyseisiä tietoja.

9. Evästeet ja analytiikka

POIESin verkkosivustolla ei tällä hetkellä käytetä Google Analyticsia tai vastaavaa käyttäjien seurantaan tarkoitettua analytiikkapalvelua.

Sivusto voi käyttää palvelun teknisen toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä teknisiä mekanismeja. Jos sivustolle myöhemmin lisätään ei-välttämättömiä evästeitä tai muita vastaavia seurantateknologioita, niiden käytöstä kerrotaan erikseen ja tarvittaessa pyydetään käyttäjän suostumus ennen niiden asettamista.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

POIES ei tee tarjouspyyntöjen tai yhteydenottopyyntöjen perusteella sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Tietoja ei käytetä automaattiseen profilointiin markkinointia varten.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia.

Tarjouspyyntöihin liitettyjä kuvia säilytetään yksityisessä tallennustilassa, eivätkä ne ole tarkoitettu julkisesti saataville. Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joille tietojen käsittely on tarpeen heidän tehtäviensä tai palvelun toteuttamisen vuoksi.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa suostumuksensa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia, ja niiden soveltuminen riippuu muun muassa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta ja tarkoituksesta.

Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@poies.fi. Henkilöllisyyden varmistamiseksi voidaan tarvittaessa pyytää lisätietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos henkilötietojen käsittely, käytettävät palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen versio julkaistaan POIESin verkkosivustolla, ja selosteen yhteydessä ilmoitetaan sen viimeisin päivityspäivä.